次の時代への準備～元号問題

みなさま、こんにちは。WEB担当です。私からは、ボスとは違う、日常の小さなな話をお届けしていこうと思っています。これからどうぞよろしくお願いします。

私は事務担当でもありますので、今年ならではの作業を抱えています。どの組織の方もきっと同じようなことを考えている立場の方がいらっしゃるかと思いますが…。

それは、元号が変わることで発生する作業です。

パソコン

パソコンでの対応が必須です。

基本的には、更新プログラムをインストールする。これに尽きます。

もうすでにMicrosoft Officeなどでは順次更新プログラムの配布が行われています。では、そのつどインストールすればOKかと言うと、そうではないのが頭の痛いところ。

バグがあったときのことを考えて、更新後の動作チェックはもちろんですが、更新する前にプログラムの番号を記録しておくことも大事ですね。

文書

紙媒体であれ、電子データであれ、こちらはひと手間掛かりそうです。人の頭のなかはなかなか切り替わりませんので。

西暦・和暦早見表

混在は混乱を招きますし、好ましくないと個人的には考えるのですが、そうも言っていられません。

第三者評価の仕事では、「何年目」をチェックすることが多いです。 第三者評価の書類は基本的に和暦なので、「えーっと、これは西暦○○年だから…」と独り言を言いながら作業することになりそうです。

平成に入ってからも10年くらいまでは、デスクに西暦・和暦早見表を貼っていました。今回も貼りましょう。そして、共有しましょう。今年を「0」にして、前後何年かすぐに分かる早見表にしようと思います。

ルールの徹底

パソコンでは西暦のほうがソート・検索・計算の際に圧倒的に効率が良いので、私個人は、西暦のみ使います。

具体的な例を挙げますと。

「平成３０年度第十二回△△会議議事録」（※全角数字＋漢数字）

とするより

「2018_△△会議議事録-12」（※半角数字）

としたほうが、
パソコン上での操作がぐっと楽になるのです。

今まで平成30年を「H30」と表記することもなかったわけではありませんが、今年からは西暦に統一します。和暦を使っていると、2019年4月30日と2019年5月1日がうまくソートされなくなってしまいますから。

紙ベースの書類も同様です。西暦と和暦が混在していると、並び替え作業中に「ん？」と手が止まることになってしまいます。それは効率が悪いです。

年号の表記は長年の習慣に基づいて動いている人が多いので、西暦・和暦×全角・半角がバラバラになりがち。共同で作業する人々に今まで以上に繰り返しお願いしていくことになると思います。関係諸氏にはご理解ご協力をお願いいたします。

直近の仕事

評価者には「評価機関所属証明書」を発行しておりまして、発行年月日の記載はこれまで和暦でした。4月1日以降に発行するので、新元号は判明していることになります。新年度分は従来通り「平成31年4月○日」にするか、この際西暦にしてしまおうか…。

もうしばらく悩んでみます。

(W)