職員自己評価シート点検作業中です
災害級暑さになっていますが、みなさんお元気ですか。
この炎天下、外で作業されている方に頭が下がります。
そして、その次に頭に浮かぶのが、入浴介助をされている方々、訪問系のサービスで外回りをされている方々。
それ以外の業務の方々も含め、皆様どうかご自愛ください。
自己評価シートの見直し
さて当社では、今年度の第三者評価に関する書類が固まったようなので、書類の見直しをしています。
写真は、特養版の職員自己評価シート（当社仕様）のチェック作業をしているところです。
修正がたくさん入っていることが何となく伝わるでしょうか。
項目に変更はありませんが、記入していただく方のストレスを少しでも減らそうと、文章に手を入れています。
なぜそんなことをしているのかと言うと、文章が分かりやすければ、回答者の負担を少し減らすことになり、正確な回答が得られやすくなると思うからです。
推奨アンケートボリューム
とある調査によると、回答者が負担を感じず丁寧に回答できる設問数は、平均18.4問だといいます。
その調査を受け、合計質問数は15問以下であることが望ましいとしている企業もあります。
推奨アンケートボリューム
＜ひとつのアンケート内＞
・回答所要時間 ： 10分以内
・合計質問数 ： 15問以内
・自由回答形式の質問数 ： 3問以内
アンケートの適正ボリュームについて － Questant
さて、第三者評価はどうかと言いますと。
特養版の職員自己評価の場合、組織マネジメント分野とサービス分野を合わせて合計143問（三択形式141問+自由回答形式２問）。
どう考えても、回答者の負担が大きいです。それはこちらとしても毎度胸が痛いです。
アンケート内の質問数や選択肢数が多すぎる場合、
「途中で回答をやめる人の増加」「自由回答の書き込み量の減少」
「複数回答質問のチェック数減少」などの影響が発生しやすくなり、
質の高い回答データが得られない可能性があります。
アンケートの適正ボリュームについて － Questant
引用元が指摘していることは、実際発生しています。
しかし残念なことに、当社で設問数を勝手に減らすことはできません。
それならば、他の工夫をして、回答者の負担を少しでも減らそうと考えました。
シートの工夫
設問は減らせないとしても、負担を少しでも減らす工夫はできると思うのです。
- 目に入る要素数を減らす
- ページ数を減らす
- より分かりやすくシンプルにする
当社のシートでは、この３点を取り入れています。
目に入る要素を減らす
オリジナルの書式は、私には余分な要素が多いと感じていました。
一般的ではないデザインでもあり、違和感が大きいです。
違和感はストレスになります。
設問数が多い分、そのストレスは大きいでしょう。
また、設問を作った人には必要でも、回答する人には不必要と感じるテキストが多く、それらを削除しました。
不必要な要素を減らすことで、目から入るストレスは軽減されます。
そして、回答者の視線を誘導する工夫を加えました。
ページ数を減らす
一般的な10号ホチキスで閉じるのがギリギリのボリュームの設問シートを受け取った時、どんな気持ちになるでしょうか。
私なら、間違いなくうんざりします。
それをひと様に押し付けるのもイヤです。
不必要な要素を減らした後、さらにレイアウトの工夫をすることで、ページ数は元の1/8ほどにすることができました。
ここまでは、すでに数年前に実施しています。
ちなみに、こちらの記事↓で解説していることでもありますが、フォント選びで見やすさと行数はある程度コントロールすることができます。見やすさはストレスを軽減します。
より分かりやすくシンプルにする
より分かりやすくシンプルに。
レイアウトでも文章でも取り入れるよう努めています。
特に、設問の文章の見直しは毎年行ってきました。今年も行っています。
設問の主旨を崩さず、回答者にとって分かりやすい文章とはどんなものか。
私が第三者評価に携わって約10年になりますが、それについては毎年悩んでいます。
実は、前回のフィートバックでも事業所の方からお叱りを受けました。
- 文章が硬すぎて、こちらの頭も硬くなる。
- 文章がお役所的すぎて、あら探しされているような気分になった。
- 怒られている気持ちになる文章だったので、回答する気分じゃなくなって来る。
- 抽象的な物言いで何が言いたいのかよく分からないから、回答しにくい。
- （フィートバックを聞いて）そんな意味なら、そうハッキリ書いてあれば答えようがあったのに。
…などなど。
実にもっともなご意見です。
改定を重ねていますが、今回はさらに時間を掛けて文章をチェックして、手を入れています。
今回初めてAIの手も借りてみました。
ひと通りのチェックは終わりましたが、また再度チェックします。
以上、職員自己評価シートのお話でした。
経営層用自己評価シートはExelファイルでお渡ししますので、違う作業になります。
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