第三者評価の「経営層・自己評価」の書き方

第三者評価では、経営層の方々に「自己評価」を書いていただきます。

書き方について書類を添付しているのですが、なかなかうまく伝わらないことがあるので、趣向を変えつつブログでも解説しようと思いました。

自己評価をどう書いてよいか悩んでいる方に、この投稿が届きますように。

経営「層」

書類の名前が「経営層・自己評価シート」です。

「経営者」ではないのが、第三者評価の実施主体である評価推進機構のこだわりです。

経営者だとお一人で、経営層だと複数人だと言うんですよ。その言葉の使い分け方は一般的でしょうか。

当社では、それを必ずご説明し、複数人の考えをシートにご記入いただくようにお願いしています。

聞いていることは２つ

経営層・自己評価では､項目ごとに２つの質問をしています。

• こういうこと、やってる？
• やったことはどこに記録している？

シンプルですね。ここまでは難しい話ではないと思うんですよ。

「やっている」と認定するための条件

ただ、「やっている」と認めるには、３つの条件をクリアしなければいけないルールになっています。これが混乱の元になっていると感じています。

なぜか東京都の第三者評価は、日本の社会通念とか一般常識からズレていて、かつルールをややこしくする傾向があるんです。本当に申し訳ないといつも思っています。これもそうです。例えやっていても、独自のルールに適合していなければ認めないとか。並び順が１２３５６４となっているところもそうですね。

さて、本題に戻ります。やっていると認めるには３つ…いや、実際には４つの条件をクリアしなければいけないことになっています。

1) やっている？

まずは、その項目の内容をやっているか否か。

当然のことですが、「自分の事業所がやっている」場合です。法人内他事業所がやっていても、「やっている」ことにはなりません。

やっていなくても✔︎を入れる方もいますが、やっていない場合は、外してください。

2) 計画的にやっている？

２番目。それは計画してやったのか。

たまたまやってみた、急きょやることになった、というのは「偶発的」とみなし、「やっている」に該当しません。

3) 継続している？

３番目。継続してやっているか。

一回だけの実施は、「やっている」と認めないのがルールです。

以上３つの条件にクリアしていれば、「やっている」と、チェックマークを入れてください。

4) 記録がある？

「やっている」と認めるための４つめの条件は、記録があること。

紙でもデジタルでも構いません。記録がないと論拠（やった証拠）がないため、最終的にはやっていると認められないことになります。

広報紙や事業報告書で掲載されていれば問題ありません。日報でもいいんです。やったことが記録に残っていて、それを提示できることが「やっている／やっていない」判定の分かれ目になります。

書き方

次は、実施している内容と、実施したことを何に記録しているか、です。

例

利用者の生活の楽しみとして、「コーヒーとケーキを提供して、喫茶店みたいなことをしているんです」というケースがあるとします。企画名が「月イチ模擬喫茶」だとしましょう。

広報紙

広報紙に写真付きでその様子が報告されていれば、広報紙を見せていただければOKです。

• 実施内容→月イチ模擬喫茶
• 記録→広報紙

と書いてください。

会議録・計画書・領収書・報告書

「特に広報紙に載せたりはしてないけど、どんなケーキをいくつ買うかを話し合った会議録と計画書、それと領収書、反省点を書いた報告書があるんだけど、それでも良い？」

はい、もちろん！

この場合は、

• 実施内容→月イチ模擬喫茶
• 記録→会議録、計画書、領収書、報告書

と書いてください。

動画

「動画で撮ったのでもいい？」

もちろん！　実施している光景が分かれば十分です。模擬喫茶の場合ですと、職員さんがコーヒーを淹れている様子や、利用者さんがコーヒーを飲んでいる様子が分かればOKです。それと、動画の撮影日時も見せてください。

この場合は

• 実施内容→月イチ模擬喫茶
• 記録→動画

と、書いてください。

率直なご意見を尊重します

書いていただく内容は、組織マネジメント分野とサービス分野の両方。事業所の種類によりますが、トータルで100項目を超えます。

サービス分野は実際に提供しているサービスについて答えるので、答えやすいかと思います。

組織マネジメント分野のなかには抽象的すぎて「何を言ってるのか分からない！」と思う項目もあるかもしれません。

「参画しているってなんだ？ 参加とは違うのか？」というご意見をいただいたことがあります。そこは、当社のシートでは「積極的に参加している」という文言に変更しています。

ご意見をいただいた箇所は毎年手を入れていますので、「何を言いたいのか分からないよ！」と思ったときは、お伝えください。

また、元の文章から逸脱しないように校正しているせいで、分かりにくいままと思われる部分もあるかもしれません。

そんなときは、ご連絡ください。疑問が解消するまでご説明させていただきます。