70％減量に成功しました

こんにちは、Web担当です。

今日は減量に成功した話です。

減ったのが私の体重だったら個人的にはもっとも好ましいかもしれませんが(笑)、もちろん第三者評価に関することです。

見やすく分かりやすいことを大切にしています

当社では、第三者評価の自己評価に関する書類（記入要領・設問シート・回答シート）を編集し直した物をお渡ししています。調査にご協力いただくためには、書類が見やすく、分かりやすいことが欠かせないと考えるからです。

レイアウトや表現の工夫により、ページ数を若干ですが減らしています。

少しでも減らすことで、受け取った方の精神的な負荷を軽減することを目指しています。 だって、分厚いと気分がげんなりしますよね？

減らした状態でも、ホチキスどめできる限界に近かったので、11号針に変更することも頭をよぎりましたが、それは合理的ではないと考え直しました。

用紙1枚で書類をまとめることを推奨するビジネス書もあるというのに、ホチキスで閉じるのに苦労する枚数のままで良いわけがありません。

毎年、少しずつ改善を重ねてきたけれど、もっと抜本的に変えるほうが…と考えたら、急にひらめくことがあったのです。思いついたら実行あるのみ！

いちから見直しました

合理化を念頭に置きつつ、記入していただく方の立場で考え、レイアウトをいちからし直したところ、 枚数を70％減量することに成功しました！

半分以下にできるだろうと予想してはいましたが、オリジナルの30％にまで減らすことができ、自分でも驚いています。

もちろん、設問の内容は従来のままです。枚数が減ったからといって、不自由をお掛けすることもないだろうと思います。むしろ一度に見渡せる量が増えて、時間配分が可視化できるのではないかと考えます。

ページ減に必要だったものは

ソフトは、特殊なものを使ったわけではありません。Exelより細かな設定ができるWordを使用して、フォントやレイアウトの設定をいろいろいじっただけなのです。「いろいろ」がミソです。

それと、設問とカテゴリの関係。評価者ではない方から見た場合を考え、リサーチすると、工夫すべき点が見えてきました。これは大きかったですね。

社内での合意が得られたら、次の調査では使用したいと考えています。

(Photo by Business photo created by freepik – www.freepik.com)

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