ナンバリングされているのに順番通りではないから混乱するのです

ページが抜けている?!

「落丁ですね」

ドキッとしました。

先日うかがった事業所で、書類をお渡しして説明している時に「落丁」という言葉を使われました。

書類を用意した者として、落丁を見落としたのかと肝が冷えました。いえ…どちらかと言うと、血圧が一気に上がって、ホットになりました(笑)。

「６がなくて、５の次に７が来ています」

あ…それですね。

毎回、混乱の元になっている、評価項目の並び順の問題でした。

評価のカテゴリーと並び順

評価項目は大別して、

組織マネジメント → サービス

の順に並んでいます。

カテゴリーの番号は、１から７まであります。

１ → 組織マネジメント
２ → 組織マネジメント
３ → 組織マネジメント
４ → 組織マネジメント
５ → 組織マネジメント
６ → サービス
７ → 組織マネジメント

すべての書類がカテゴリー順に並んでいれば混乱が生じないで済むのですが、ほとんどの場合、「組織マネジメント編」と「サービス編」で書類が分かれています。

組織マネジメント編
　　１
　　２
　　３
　　４
　　５
　　７
サービス編
　　６

つまり、１から５と順番に来て、その次が７に。 ６だけ別冊 。というおかしなことになってしまうのです。

もう一つ混乱することがあります。カテゴリー6の中身が、職員自己評価では６－１から６－５まで順番に並んでいますが、評価結果報告書では下記のように６－４が一番最後に来るようになっています。

カテゴリー6
　　６－１
　　６－ ２
　　６－ ３
　　６－ ５
　　６－ ４

混乱して当然です。数字がふってあれば、順番に並ぶのが当たり前です。学校に通っている頃から、私たちは順番どおりに並べる訓練を受けてきました。

何が最適だろう

評価結果の並び順について、機会のあるときに発言はしているのですが、今のところ変更はありません。一人の評価者の発言だけでは無力です。

それならば。

機構に提出する書類はどうにもならないとしても、そのまま提出することはない職員自己評価の帳票だけは、番号順に並ぶようにしたほうが良いのではないか…。

これはずっと前から悩んでおりまして、今回の件でその考えがより強くなりました。

多くの職員の方が目にするのは、職員自己評価の調査票のみでしょう。そこから、公が採用しているルール 「ボリュームのある項目を後ろに回す」 を汲み取って理解しろなどというのは無茶な話だと、私は考えるのです。むしろ、ナンバーをふっておいて順番どおりになっていないことのほうが、慣例から外れています。

エンドユーザーの利便性を考えると、スルーできない問題に思えて、社内で話し合いました。

評価結果を提出する時に、結局、「１２３４５７６」という順番にせざるを得ない（これは当社が勝手に変えることができない）ので、自己評価もその順番にしておくのが良いのか。これを仮に「統一方式」としましょう。

はたまた、評価結果はいかんとしがたいとしても、混乱を避けることに主眼を置いて、たくさんの職員の方に書いていただく自己評価だけは 「１２３４５６７」 の順番に独自に編集し直したほうが良いのか。こちらを「順序方式」とします。

「統一方式」

メリット

公式どおりの運用なので、デジタル文書でも紙の文書でも、基本的には配布された公式テンプレートを使用することになります。評価機関にとっては素直な方法です。
カテゴリー６－４が番号順になっていないことも、そのまま運用できます。

デメリット

事業所のみなさんが職員自己評価を行う際に、ほぼ確実に混乱します。
口頭で説明したとしても、文書を見た時に混乱が生じます。これは転記ミスにつながるでしょう。

「順序方式」

メリット

番号順になっているので、事業所のみなさんに混乱が生じません。
ただ、「組織マネジメント → サービス」という大分類をそのまま使用すると、混乱の元になりうるので、カテゴリー７だけ、独自の名称を付ける必要がありそうです。

デメリット

当社といたしましては、編集作業が発生しますので、作業工数やキャパを考慮すると…。当社独自のルールを維持することは可能だろうか…とも考えてしまいます。

ややこしさの元

現行方式の問題は２つあると思います。

• ボリュームのある項目を後ろに持っていくというルール
• カテゴリー７も「組織マネジメント」に含めていること

番号がふってあるのならば、番号順に処理するのが自然です。

そこで、私はこう考えました。

組織マネジメント編
　　１
　　２
　　３
　　４
　　５
サービス編
　　６
総括（仮）
　　７

こんなふうになっていれば、混乱が生じないのになぁと思っているのですが、いかかでしょうか。

違和感・疑問は声にしましょう

今回お持ちした自己評価の書類は、例年どおり「統一方式」で作成しました。

書類をお渡しする際に、カテゴリーの並び順についてご説明させていただきましたが、口頭で説明したからといって飲み込めるものではないと理解しております。ご迷惑をかけているな…と思い、行動を起こそうと決心することにつながりました。

「これ、おかしくないか？」と思ったことは、ぜひ率直に声に出してください。その違和感にはたくさんの情報が含まれています。どう改善するのが最適か、考えてまいります。

このブログ記事にもそんな側面があります。

ひとつの案を出しました

さて、今回いろいろ考えるなかで、ひとつの改善案を出しました。他の評価者に意見を求めたところ、悪くない案のようです。

まだ、ラフな案の状態なので、もっと形ができたら、みなさんにお目にかけたいと思います。

(Photo by Austris Augusts on Unsplash)

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